Hoe kom je als zzp’er aan opdrachten waar je (nog) geen ervaring in hebt? (DAS best lastig)

Iets nieuws leren is leuk. Op het werk geldt dat ook. Aan de slag als projectleider voor de implementatie van een nieuw softwaresysteem vind ik het allerleukste als dit een systeem is dat ik nog niet ken, in een vakgebied dat nieuw is bij een gemeente waar ik nog nooit geweest ben. Eén van de redenen waarom ik zzp’er ben geworden is deze afwisseling. Maar is dat eigenlijk wel mogelijk bij een overheid die gebruik maakt van een Dynamisch Aankoop Systeem? Hieronder deel ik mijn ervaringen.

Dynamische Aankoop Systemen

Steeds meer overheidsinstanties maken gebruik van een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS systeem), zoals WerkeninFriesland, Talentregiohuurtin of DASTwente. Of ze maken gebruik van een broker zoals Flextender of Flexhuis. Dit komt omdat de overheid boven een bepaald totaalbedrag verplicht moet aanbesteden. Via deze websites komen opdrachten online waarvoor je je als zelfstandige of detacheringsbureau kan inschrijven voor deze opdrachten.

Wat zijn de voordelen?

Deze manier van aanbesteden biedt een aantal voordelen voor zowel de overheid als de zzp’er (of een detacheringsbureau). Ten eerste is de opdracht openbaar, zodat meer zzp’ers kunnen deelnemen en de overheid een grotere vijver heeft om uit te vissen. Ten tweede kan de overheid prijsconcurrentie bewerkstellingen, waardoor de prijzen voor inhuur lager worden, dit is uiteraard geen voordeel voor de zzp’er, maar eigenlijk ook weer wel: Een derde voordeel is namelijk dat de opdrachten niet automatisch naar een grote partij gaat, die in het verleden marges opstreken tot wel 30%, terwijl de zelfde zzp’er het werk uitvoerde (wanneer deze zzp’er door de grote partij werd ingehuurd voor de klus).

Wat zijn de nadelen?

Hoewel deze manier van aanbesteden een aantal voordelen heeft, zijn er ook een aantal nadelen. Ten eerste moet de overheid ook aanbesteden als zij een specifieke kandidaat op het oog hebben. Inkoop technisch is er natuurlijk altijd een kans dat er een andere kandidaat het wordt, maar de praktijk is anders. Het kan een kandidaat zijn waar de overheid goede ervaringen mee heeft of iemand die al wordt ingehuurd voor de opdracht die vooraf ging aan deze opdracht (de projectleider die de aanbesteding voor software heeft georganiseerd, willen ze ook graag inhuren voor de implementatie).

Kan je zonder ervaring in een specifiek project een project vinden via een DAS?

Meestal moet je, wanneer je je inschrijft voor een opdracht aangeven of je voldoet aan bepaalde knock-out criteria en bepaalde wensen. De praktijk leert dat wanneer je niet aan 100% van de criteria voldoet, je weinig kans maakt op een uitnodiging voor een gesprek. Het lastige zit hem namelijk in het opstellen van de criteria. In basis zijn er twee soorten criteria:

• Criteria die te checken zijn, zoals werkervaring op je CV
• Criteria die niet te checken zijn zonder gesprek, zoals competenties

Bij de niet-checkbare criteria vult iedere ondernemer in dat hij of zij daar aan voldoet. Ten eerste omdat zzp’ers graag de opdracht willen, maar ook omdat iedere zzp’er die bij de overheid heeft gewerkt een bepaalde mate van bijvoorbeeld “resultaatgerichtheid” of “gevoel voor politieke verhoudingen” heeft ontwikkeld. De beoordeling zal dus zijn op basis van de checkbare criteria. Het is logisch dat de overheid deze checkbare criteria in de aanbesteding vermelden, omdat zij anders een overvloed aan reacties zouden krijgen van iedereen die in meer of mindere mate aan de niet-checkbare criteria voldoen. Zij willen een voorselectie maken. En omdat je vaak alleen een CV en motivatiebrief hoeft in te leveren betekent dit in het algemeen het criterium “werkervaring”. Dit heeft als gevolg dat de kandidaten die op gesprek mogen komen, hierdoor bijna altijd meerdere jaren ervaring bij de overheid en hebben het specifieke project of werk al eens of heel vaak eerder gedaan.

Hoe kom je dan aan een opdracht zonder hier specifieke ervaring in te hebben?

Mijn ervaring is dat de kans dus klein is dat je via een DAS systeem op gesprek mag komen, als je niet aan alle eisen en wensen voldoet. Maar hoe kom je dan aan een opdracht in een ander straatje dan je normaal gesproken doet? Er zijn een aantal mogelijkheden:

Binnen je huidige opdracht aanvullende dingen doen

Ten eerste kan je proberen om bij je huidige opdrachtgever of werkgever je ervaring uit te breiden. Wanneer je bijvoorbeeld een klus ziet die moet gebeuren in een ander werkveld of vakgebied (onder de aanbestedingsgrens), kan je met je huidige opdrachtgever bespreken of dit iets voor jou is om op te pakken. Zo vergroot je je scope binnen de DAS systemen.

Je doet een opdracht via een leverancier die de aanbesteding al heeft gewonnen

Bij BANDIT doen we vaak projecten die we met een team uitvoeren op basis van een vast bedrag. Binnen het team of duo zit dan alle specifieke ervaring die benodigd is voor deze aanbesteding, maar niet perse bij één persoon. Je hoeft dan niet aan alle eisen en wensen te voldoen, maar slechts aan een deel.

Doe mee aan een meervoudig onderhandse aanbesteding waarbij je een aanpak moet inleveren

De leukste manier van aanbesteden vind ik een aanbesteding, waarbij je een situatieschets krijgt van de opdrachtgever en daar een plan voor moet bedenken/schrijven. In dat geval vraagt de opdrachtgever vaak wel enkele eisen waaraan je moet voldoen, maar die zijn op persoonsniveau meestal niet zo streng als bij een DAS systeem. In het plan kan je vervolgens laten zien dat je de capaciteiten in huis hebt om een dergelijke opdracht te doen. Ik hoop dat er meer overheden op deze manier gaan aanbesteden.

Zorg dat je via via binnen komt en creëer een netwerk

Ten slotte blijft er natuurlijk nog de enkelvoudig onderhandse aanbesteding over. Dit zijn meestal wat kleinere opdrachten, maar bieden je wel de kans om ervaring op te doen in een specifiek vakgebied. In dit geval is netwerken belangrijk. Zorg dat iemand anders het jou gunt om een opdracht te doen die je nog nooit eerder hebt gedaan. Dit is ook één van de redenen waarom ik samen met 2 collega’s BANDIT ben gestart.